​

Výzva

Spoločnosť SAFETRONICS potrebovala zaviesť moderný účtovný systém, ktorý by spĺňal všetky účtovnodaňové štandardy roku 2024. Okrem iného, tento sytém musel spĺňať požiadavku jednoduchej škálovateľnosti pre budúcu potrebu zjednotenia všetkých procesov v troch spoločnostiach ako sú riadenie výroby, skladové hospodárstvo a obchodných procesov. Pre končiacu sa podporu predošlého účtovného systému Wéčko, bolo najväčšou výzvou tohto projektu časové hľadisko spustenia nového účtovného systému. Prvá fáza projektu začala koncom septembra 2023 s nastaveným dátumom pre prechod spoločnosti do ostrej prevádzky 1.1.2024. 

Riešenie

26HOUSE navrhlo riešenie postavené na ​Odoo ERP platforme, po dôkladnej analýze požiadaviek zákazníka, 26HOUSE navrhlo implementovať Enterprise verziu Odoo ERP systému so slovenskou lokalizáciou účtovníctva, daní a fakturácie.

Biznis benefity

• Odoo je webová aplikácia prístupná odkiaľkoľvek, stačí prístup k internetu - vďaka čomu môže SAFETRONICS ponúkať plnehodnotný homeoffice pre svoje účtovníčky.
• • Wéčko je program nainštalovaný a uložený na pevnom disku konkrétneho počítaču, ktorý je potrebný k vykonávaniu každodennej práce.
• Faktúry sa posielajú na centrálny emailový alias a automaticky sa zaradia do digitálneho archívu, kde si zákazník nastavuje širokú škálu automatizovaných akcií, ktoré sa majú vykonať s daným dokladom. Napríklad viacstupňové online schvaľovanie faktúr pred ich úhradou.
• • Vo Wéčku SAFETRONICS pracovalo s fyzickou faktúrou alebo pdf súborom, ktorý bolo nutné ručne prepísať do systému.
• OCR - automatické doplnenie účtovných údajov z faktúry - číslo faktúry, dátumy, partner, suma. Pri opakujúcich sa dokladoch systém automaticky doplní správne účty na základe predchádzajúcich faktúr
• • Systém Wéčko neobsahuje OCR.
    
• Dynamické účtovné denníky - aktuálny stav najdôležitejších informácií v reálnom čase bez nutnosti vstupovania do daného denníku.
• • Systém Wéčko neobsahuje dynamické účtovné denníky.
• Účtovné roky idú priebežne za sebou, možnosť porovnania viacerých rokov spolu
• Konsolidácia - porovnanie výsledkov pre 3 spoločnosti. 
• • Systém Wéčko neobsahuje konsolidáciu.
• Portálový prístup - online sprístupnenie informácií ako stav projektu a úloh, história objednávok a faktúr, pracovných výkazov pre zákazníkov.
• • Systém Wéčko neobsahuje portálové riešenie.
    
• Jednoduché preklikávanie sa medzi dokladmi v hlavnej knihe s možnosťou kontroly účtovných operácií, z ktorých sa daná suma skladá
• • Systém Wéčko neumožňuje preklikávanie sa alebo kontrolu účtovných operácií priamo z hlavnej knihy.
• Chatter - nový komunikačný nástroj pre centralizáciu všetkej internej alebo externej komunikácie k danému dokladu, projektu, zákazníkovi alebo inému objektu (email, poznámka, aktivita)
• • Systém Wéčko neobsahuje chatter ani podobný komunikačný nástroj.
• Auditná stopa - možnosť spätne dohľadať kto vykonal aké zmeny,  v danom účtovnom zázname.
• • Systém Wéčko neobsahuje auditnú stopu.

Výsledok

Výsledkom prípadovej štúdie pre spoločnosť SAFETRONICS je úspešné implementovanie kompletného účtovníctva v Odoo ERP systéme za 3 mesiace. Vďaka tejto implementácii sa spoločnosti SAFETRONICS podarilo úspešne podať daň z pridanej hodnoty (DPH) za 3 spoločnosti už po prvom mesiaci  účtovania v Odoo ERP systéme. 

Kľúčovým faktorom úspechu bola aj dlhoročná zamestnankyňa spoločnosti SAFETRONICS, ktorá pracovala so systémom Wéčko viac ako 15 rokov a veľmi rýchlo si osvojila prácu s Odoo, a pomohla ostatným kolegom s rýchlym prestupom do nového systému.

Spolupráca so spoločnosťou 26HOUSE pri implementácii Odoo ERP systému nám otvorila dvere k efektívnemu a modernému účtovnému procesu, ktorý podporuje našu snahu o plne webové riadenie a škálovanie našej spoločnosti.

S odborným prístupom a podporou od 26HOUSE sme rýchlo a úspešne prešli na nový systém, čo nám umožnilo zamerať sa na ďalšie rozvojové projekty a posilniť našu konkurencieschopnosť na trhu.

Pokračovanie projektu

S ohľadom na veľmi pozitívny postoj majiteľa spoločnosti SAFETRONICS a jeho úsilie o centralizované riadenie všetkých firemných operácií, plánuje sa rozšírenie implementácie ďalších modulov Odoo ERP systému s cieľom pokryť širšie spektrum procesov v spoločnosti.

V ďalšej fáze spolupráce je plánované implementovanie a digitalizácia týchto procesov do Odoo ERP systému: 

• Riadenie výroby
• Skladové hospodárstvo
• Riadenie obchodného prípadu