Případová studie: Thein Operations s.r.o.

O společnosti Thein Operations s.r.o.

Digitální divize české investiční private equity skupiny Thein Operations s.r.o. tvoří portfolio firem, které dokážou poskytnout svým zákazníkům širokou paletu produktů a služeb od digitální transformace až po cyber security. Thein Operations s.r.o. má silný tým odborníků a používá nejnovější technologie, aby poskytoval špičkové řešení pro své zákazníky. Narozdíl od tradičních investičních fondů není cílem skupiny Thein Operations s.r.o. vybudovat dalšího českého digitálního jednorožce, ale postavit portfolio firem, které bude platné a funkční i za 20 let.

Výzvy

Hlavním cílem celého projektu bylo najít moderní nástroj, který bude sloužit jako jednotná platforma při konsolidaci velkého počtu společností s cílem zefektivnění a optimalizace interních procesů za účelem zvýšení hodnoty akvizovaných firem. Očekávaným výsledkem procesu konsolidace bylo zajistit shodný pohled na vnitroskupinové transakce z pohledu dodavatele i odběratele. Hlavní výzvy projektu byly zejména:

Zavedení jednotného CRM systému do celé skupiny Thein pro 9 obchodních společností a s tím související sjednocení obchodních procesů
Vytvoření jednotné databáze kontaktů pro maximalizaci prodejních synergii všech služeb skupiny = cross-sale
Jednotný pohled na obchodní aktivity celé skupiny firem, včetně reportingu a forecastingu
Vytvoření schvalovacího workflow pro cenové nabídky a objednávky
Zavedení jednotné evidence 500+ zaměstnanců a digitalizace HR procesů pro celou skupinu

Řešení

Implementace ERP platformy Odoo byla provedena s cílem integrovat a automatizovat všechny základní obchodní procesy společnosti jako například správa firemních kontaktů, řízení obchodních příležitostí, prodej, fakturace, ale třeba i digitalizace HR. Tyto procesy byly sloučeny do jednoho informačního systému, což umožnilo společnosti získat větší přehled o svých operacích a snížit chybovost.

26HOUSE realizovala řešení postavené na bázi Odoo Enterprise v těchto oblastech:

1. Kontakty

Ochrana proti vytváření duplicitních firemních kontaktů – na základě kontroly pole IČO

Hierarchie kontaktů – systém umožňuje uživateli vytvořit a spravovat vazby v hierarchii holdingu (matka, dcera, pobočka), včetně grafické vizualizace
Ownership kontaktu – Na úrovni kontaktu je vždy přiřazen jeden vlastník = Salesperson. Pro případ zastupování nebo pro zpřístupnění dat zákazníka, lze přidat jednu nebo více spolupracujících osob. Uživatel, který není přiřazen jako vlastník spolupracující osoba nebo není nadřízeným těchto uživatelů, nemá přístup k obsahu.
26HOUSE modul pro automatické doplňování základních firemních údajů českých společností z portálu ARES.

2. CRM

Nové datumové pole: Délka kontraktu v měsících, Předpokládaný termín dodání, Termín předání nabídky
Uzamčení příležitost ve stavu WON/LOST, opětovně otevřít příležitost může pouze role Sales Administrátora
Z propojených cenových nabídek/objednávek se vypočítává a na hlavičce příležitosti se dále zobrazuje například Celková cena kontraktu a její rozdělení v čase, marže, atd.

3. Sales + Subscription

Klíčová data kontraktu – rozšíření datové struktury o pole pro evidenci klíčových dat kontraktu jako například. název, číslo, datum podpisu, DUZP, zodpovědný tým a další
Schvalovací workflow pro cenové nabídky, lze nadefinovat 1 až 4 stupňový schvalovací proces pro cenové nabídky

4. HR

Zavedení jednotné personalistiky pro 9 společností s cílem okamžitého přehledu dat a pracovněprávních a jiných dokumentů k zaměstnancům a zároveň konsolidované procesy v personalistice napříč všemi společnostmi
Do systému bylo nahráno více než 500 zaměstnanců a zákazník si nahrává všechny dokumenty (smlouvy, dodatky, zdravotní prohlídky, certifikace, atd.), protože tyto byly mnohdy jen v papírových podobách (v rámci projektu se všechny naskenovaly) a uloženy na jednotlivých pobočkách
Byl zaveden automatizovaný onboarding nových zaměstanců
Produkt 26HOUSE: Online gathering form pro digitalizaci sběru dat při nástupu nových zaměstnanců
Vzory dokumentů jako například pracovněprávních a mandátních kontraktů z Odoo

Hlavní přínosy zavedeného řešení

Konsolidované prostředí obchodních týmů z devíti společností v jedné databáze
Zvýšení hodnoty akvizovaných firem
Holistická evidence kontaktů a řízení vztahů se zákazníky
Digitální onboarding zákazníků a Ownership kontaktu
Schvalovací Workflow cenových nabídek a jejich jednotná evidence a reporting na jendom místě
Jednotná personalistika pro 500+ zaměstnanců, včetně elektronické evidence všech dokumentů
Automatizovaný Onboarding