Které faktory jsou klíčové při výběru systému na řízení skladů?

Každá firma, která pracuje s hmotným produktem, se zabývá otázkou řízení skladů v informačním systému ERP.  

Určitě je vhodné se zamyslet, jaký je hlavní business proces a co to znamená pro skladový modul ERP systému. Je to výroba, distribuce, prodej přes e-shop, přes kamenné prodejny…? Kolik výrobních lokalit mám, kolik skladů, jak jsou rozděleny, kolik je prodejen?

Provozování více společností, více skladů, e-shopu, více prodejen, by měl být standard u každého ERP. Nicméně, je třeba se zamyslet a ověřit si další detaily, např. více skladů v jedné lokalitě, dodavatelské a zákaznické konsignace i v zahraničí, řízení přístupových práv po jednotlivých skladech (hmotná zodpovědnost) i prodejnách. 

Jak se materiál a zboží fyzicky pohybuje? 

Dalším bodem k diskusi, je otázka, jak se materiál, zboží, výrobek fyzicky pohybuje, jaká jsou pravidla tohoto pohybu. Používáte přímé dodávky, tj. od dodavatele k zákazníkovi (drop shipping)? Přijaté zboží vždy ukládáte do skladu nebo se může rovnou přesouvat na expedici (cross-dock). Používáte centrální sklady, ze kterých doplňujete prodejny či příruční sklady? Podle jakých pravidel?

Pochopitelně, prakticky v každém ERP můžete realizovat výše uvedené scénáře. Otázka ovšem je, zda jednotlivé pohyby řídí člověk nebo je automatizuje informační systém, což je zásadní rozdíl.

• V různých regionech se prodávají různé produkty – podporuje systém automatické objednání zboží či materiálu po jednotlivých skladech?  

• Zboží nakupuji přímo od dodavatelů, ale také přesouvám z jiných skladů. Může uživatel nastavit pravidla přesunu mezi sklady, prodejnami? Vytvoří systém transfery automaticky nebo s tím ztrácí čas uživatel? 

• Změny v nastavení potřebuji rychle a zároveň flexibilně – jsou pravidla nastavitelná po celých skupinách produktů a v případě potřeby po jednotlivých produktech? 

Když kvalita není jen prázdný pojem

Pokud má řízení kvality dobře fungovat, je třeba jej propojit se skladovými procesy, obvykle při příjmu a před expedicí, popřípadě v průběhu rozpracované výroby. 

• Pravidla kontroly musí být flexibilní, nastavitelné dle dodavatele, produktu (kontrola vzorku, 100% kontrola, ad-hoc kontrola), skupiny produktu, případě podle jednotlivých skladů.

• Je třeba si poradit i následnými procesy po zadržení kvality – vrácení dodavateli, oprava, likvidace, snížení jakosti a to včetně případného vyčíslení nákladů pro dodavatele. 

Čárové kódy produktů 

Obvykle jde o samozřejmost, ale nemusí to vždy být tak. 

• Pokud mám dodavatele, který nepoužívá čárové kódy produktu (i takoví se najdou) mohu je vytisknout? Mohu je vytisknout hromadně? Umí systém tisknout s použitím jazyka ZPL (průmyslový standard, několika násobně rychlejší než tisk přes standardní ovladač)? 

• Šikovný systém rozliší čárový kód produktu od čárového kódu lokace, skladu atd. a podle toho uživateli nabídne co se má stát, případně rovnou dohledá vhodný skladový příkaz.  

• Umí systém pracovat s čárovými kódy? Podporuje všechny agendy od příjmu, přes kontrolu kvality, výrobu až po expedici? 

Nejen šarže a sériová čísla

Oblíbeným tématem je podpora šarží a sériových čísel. Otázka obvykle není, zda systém umí sledovat šarže nebo sériová čísla, ale proč to dělat a jak je systém využije.  

Řada dodavatelů tiskne čárový kód produktu ve standardu GS1-128 včetně šarží, sériových čísel, ale také hmotnosti, rozměrů, exspirace… Pochopitelně chci, aby můj ERP systém toto dokázal přečíst a zpracovat, takže nemusím tyto informace zadávat ručně. Na druhou stranu, mí zákazníci ocení, pokud jim dodám zboží s čárovým kódem včetně šarže, exspirace atd. 

Aby to mělo smysl, potřebujeme, aby systém tyto informace dokázal využít: 

• Výdej ze skladu dle pravidla FEFO first expiration – first out) nebo FIFO (first in – first out). 

• Důležitá je také například možnost nastavit dvojí kontroly šarže – v okamžiku vyskladnění a v okamžiku balení, tak aby systém zkontroloval, případně zastavil pokud o obejití pravidla FIFO nebo FEFO. 

• Zpracování množství z čárového kódu při příjmu, výdeji nebo na pokladně eliminuje chyby a uspoří čas. 

• Přidělení skladového místa podle hmotnosti nebo rozměrů optimalizuje využití skladového prostoru a šetří čas skladníků. 

• Dohledatelnost (traceability) – od výrobku zpět k materiálu a dodavateli. 

Řízení zásob a rezervace zboží 

Samostatnou kapitolou je řízení zásob. Schopný informační systém poskytne nástroje pro automatické řízení zásob. Tj. skladový modul nejen poskytne přehled o aktuálních zásobách, ale také automaticky zajistí jejich doplnění ať již nákupem, přesunem z jiné lokality nebo pomocí vlastní výroby. Samozřejmostí by měly být možnosti řízení pomocí pojistné zásoby, případně minimální a maximální hladiny a vazba na „forecast“ tj. doplnění na základě výhledu budoucího prodeje. 

Rezervace v rámci prodeje bývá standardem u všech systému. Ne každý systém ale zvládá rezervaci materiálu na výrobní zakázku, případně nastavení celých či načatých balení. 

Rezervace má i negativní efekt – může snížit obrátkovost a zvýšit zásoby, když rezervované zboží zákazníci nechtějí hned, ale později. I to má řešení, pokud systém zvládá rezervovat zadaný počet dní před plánovanou expedicí. Zákazník dostane zboží včas, a my zbytečně nenavyšujeme zásoby. 

Napojení na přepravce 

V B2B segmentu se neobejdete bez spolupráce s přepravními službami, ovšem tyto jsou stále častější i pro B2C. Řada systémů to řeší customizacemi na míru, což se prodražuje, pokud používáte více dopravců (palety, balíky, tyče, nebezpečné zboží…). Napojení na vybrané dopravce je součástí dobrého řešení, odeslání informací do přepravní služby a tisk správných štítků je pak dílem několika kliknutí myší. 

Podporovaný hardware 

Věřili byste, že některé systémy ještě používají textový protokol VT100, případně jen graficky upravený VT200? Pravda je to rychlé, ale v době dotykových zařízení nepohodlné a na ovládání pomalé. 

Standardem dnešní doby jsou zařízení na bázi Androidu. Na pravidelnou práci ve skladu je lepší specializovaný HW – výdrž, voděodolnost, fungování v minusových teplotách, vlhkost, pády, málo světla atd. běžné telefony nezvládají. Na druhou stranu, na namátkovou kontrolu nebo když zrovna pořádná čtečka chybí, není nic jednoduššího než takový chytrý telefon, pokud to systém podporuje, zapojit.